PLANIFICACIÓN POR TAREAS Ó PROCESOS LÓGICOS.
NOTA: para una mejor comprensión del método, se utilizara como ejemplo la "Planificación de una cena familiar", teniendo como única condición que la misma inicie a las 21:30 horas.
Los Pasos para su aplicación son:
Paso 1. Confeccionar lista de tareas o procesos (ítems).
En este paso se confecciona el listado de todas las posibles tareas que pudieran formar parte del plan a elaborar. No necesariamente deben estar ordenadas y numeradas, sino que se colocan a medida que los planificadores van detectando posibles tareas a incorporar, pudiendo realizar un procesos de lluvia de ideas.
Listado de tareas o procesos que serian necesarios para realizar una cena familiar:
* Comprar alimentos.
* Preparar el lugar para cenar.
* Definir aspectos de la cena.
* Elaborar la comida.
Paso 2. Organizar las tareas (ítems) según procesos lógicos.
Una vez que se definieron las tareas que van a formar parte de la planificación, estas deben ser ordenadas se forma secuencial, basados en una forma lógica y razonable.
El ordenamiento dependerán en primer lugar del tipo de actividades o proyectos a planificar, donde la lógica no solo debe estar fundada en la razón, sino también a las normas o reglamentos que estén asociados a los procesos a planificar. Luego el ordenamiento también dependerá del conocimiento que posean los equipos de planificadores sobre las actividades a planificar, ya que ello variara el grado de detalles que estos le darán a los procesos.
Listado ordenado de tareas o procesos:
1. Definir aspectos de la cena.
2. Hacer lista de alimentos a comprar.
3. Comprar alimentos.
4. Elaborar la comida.
Paso 3. Estimar el tiempo de duración de cada ítems.
Ordenadas las tareas o procesos en forma secuencial logica, se continua en este paso donde se deben estimar los tiempos de duración de cada uno de las tareas que forman parte de la planificación.
Estos tiempos deber estar basados en datos estadísticos que permitan realizar procesos de mejora aplicando procedimientos estandarizados. En el ejemplo de la cena familiar, los mismo fueron determinados de forma estimada dado la simplicidad de los procesos, pero en casos complejos estos serán indicadores fundamentales para analizar la ejecución del plan.
Listado ordenado de tareas o procesos Tiempos (minutos).
1. Definir aspectos de la cena......................................... 05 min.
2. Hacer lista de alimentos a comprar............................. 10 min.
3. Comprar alimentos...................................................... 90 min.
4. Elaborar la comida...................................................... 60 min.
5. Preparar el lugar para cenar....................................... 20 min.
Este paso es fundamental para la aplicación real del plan, ya que la facilidad con la que los demás integrantes del equipo de trabajo lo interpreten dependerá de la forma de representar visualmente el plan.
Existen variadas formas de representar un plan, por ejemplo podemos encontrar calendarios de trabajo, diagramas de red, diagramas de Gantt, entre otros. En este caso utilizaremos un Diagrama de Gantt debido a que estos se adaptan mejor para poder analizar la ejecución de las tareas en el tiempo.
Aplicando el diagrama de Gantt a nuestro plan nos quedaría:
De la planificación podemos ver que si la condición de que la cena inicie a las 21:30 horas, el plan debe iniciarse a las 18:25 horas, dado uno de los parámetros mas importantes para prever los tiempos de trabajo del proyecto.
Paso 5. Ajuste de la planificación.
Una vez confeccionada la planificación inicial, estamos en condiciones de realizar los ajustes necesarios para hacer que la misma se lo mas eficiente posible, esto dependerá de los medios (personal, material, recursos económicos, etc.) que contemos para llevar el plan a la practica.
También dependerá de la habilidad de los equipos de planificación para ajustar y administrar mejor sus recursos en cuando a integración de tareas.
Para el caso de nuestro ejemplo, supondremos que las ultimas dos tareas se pueden realizar en forma simultanea, lo que nos permitirá reducir el tiempo de ejecución en 20 minutos.
Paso 6. Control de la Planificación.
Finalmente, en este ultimo paso, incorporamos los punto de control del plan, estos normalmente de los llaman "Hitos" y pueden ser los objetivos o metas parciales, los cuales marcaran si la planificación se esta ejecutando según lo planificado.
Estos puntos también suelen formar parte de los indicadores de tableros de control, los cuales permiten llevar adelante los procesos de control y mejora organizacional.
Para el caso de nuestro ejemplo, solo se han marcado tres puntos de control a modo ilustrativos tomando como actividades relaventes:
Control #1: controlar la lista de elementos a comprar en cuanto a tipo y cantidad de los mismos.
Control #2: controlar la calidad y cantidad de los alimentos comprados.
Controla #3: controlar la puntualidad del horario para iniciar la cena familiar.
Para una mejor comprensión del contenido, los invito a ver la presentacion en SlideShare donde se ejemplifica el método de planificación por tareas o procesos lógicos.
ANTONIETTI, Luciano Luján; Gestión sólida y exitosa, Editorial Líbryco, Córdoba, República Argentina, 2016.
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